Rechnung schreiben als Tennistrainer oder Padeltrainer: was beachtet werden muss (2026)

Wenn du als selbstständiger Tennis- oder Padeltrainer arbeitest, schreibst du Rechnungen an Privatpersonen, an Eltern und oft auch an Vereine. Fehlt darauf eine Pflichtangabe, ist die Rechnung formal nicht in Ordnung. Bei Privatkunden fällt das selten auf, bei einem Verein oder spätestens bei einer Betriebsprüfung schon.

In diesem Artikel erfährst du was auf jede Rechnung gehört, was sich seit 2025 geändert hat und welche Fehler im Trainingsalltag am häufigsten passieren.

Hinweis: Dieser Artikel gibt dir eine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung. Für deine konkrete Situation ist dein Steuerberater die richtige Adresse.

Die Pflichtangaben auf einen Blick

Diese Angaben sind nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) verpflichtend:

1. Dein vollständiger Name und deine vollständige Anschrift

2. Name und Anschrift deines Kunden

3. Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

4. Das Ausstellungsdatum der Rechnung

5. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird

6. Eine Beschreibung der Leistung, also zum Beispiel "Einzeltraining Tennis, 60 Minuten"

7. Der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung

8. Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen

9. Der Steuersatz und der Steuerbetrag, oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Punkt 7 wird von Trainern am häufigsten vergessen. Wenn du monatlich abrechnest, reicht "Gruppentraining Oktober" meist nicht. Gib den Leistungszeitraum an, also zum Beispiel "1. bis 31. Oktober 2026", oder liste die einzelnen Termine auf.

Wenn du Kleinunternehmer bist

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Alle anderen Pflichtangaben gelten trotzdem, auch deine Steuernummer.

Außerdem gilt eine ausdrückliche Hinweispflicht auf die Kleinunternehmerregelung. Auf der Rechnung kann das zum Beispiel so aussehen: "Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)."

Die Grenzen der Kleinunternehmerregelung liegen seit 2025 bei 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 Euro, gilt die Rechnung als Kleinbetragsrechnung und braucht weniger Angaben. Dann reichen:

1. Dein vollständiger Name und deine vollständige Anschrift

2. Das Ausstellungsdatum der Rechnung

3. Eine Beschreibung der Leistung, also zum Beispiel "Einzeltraining Tennis, 60 Minuten"

4. Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen

5. Der Steuersatz und der Steuerbetrag, oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung

 Für dich heißt das praktisch: Eine einzelne Trainingsstunde liegt oft darunter, eine Monatsrechnung für eine Gruppe oder ein Camp schnell darüber. Über 250 Euro gelten die vollständigen Pflichtangaben und dein Kunde hat einen Anspruch darauf, eine ordnungsgemäße Rechnung zu bekommen.

 Unser Rat: Führ nicht zwei verschiedene Rechnungsarten parallel. Schreib immer die vollständige Rechnung. Zusätzliche Angaben, die du machst, müssen nämlich auch vollständig und zutreffend sein. Sonst kann die Rechnung beanstandet werden, obwohl die Kurzform genügt hätte.

Aufbewahrung: acht Jahre

Alle ein- und ausgehenden Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren. Sie müssen in dieser Zeit lesbar und unverändert bleiben. Ein Ordner mit ausgedruckten Rechnungen erfüllt das, ein Chatverlauf mit Fotos von Überweisungen nicht.

Die häufigsten Fehler bei Trainern

Lücken in der Rechnungsnummer. Die Nummern müssen fortlaufend sein. Wer Rechnungen in Word einzeln anlegt und eine davon verwirft, hat schnell eine Lücke.

 Fehlender Leistungszeitraum. Besonders bei monatlichen Gruppenrechnungen.

 Absagen ohne Stornorechnung. Eine gestellte Rechnung darfst du nicht einfach löschen oder überschreiben. Du korrigierst sie mit einer Stornorechnung.

 Zusatzleistungen nebenbei kassieren. Eine Schlägerbespannung oder ein Bälleverkauf gehört als eigener Posten auf die Rechnung, nicht in eine Barzahlung ohne Beleg.

 Rechnungen aus dem Gedächtnis. Wer am Monatsende im Kalender zusammensucht, wer wann da war, vergisst zuverlässig Termine.

Häufige Fragen

Muss ich als Trainer überhaupt Rechnungen schreiben? Gegenüber Privatpersonen bist du dazu nicht in jedem Fall verpflichtet, gegenüber Unternehmen und Vereinen schon. Für deine eigene Buchhaltung brauchst du ohnehin einen Nachweis über jede Einnahme.

 Was muss auf der Rechnung stehen, wenn ich Kleinunternehmer bin? Alle Pflichtangaben außer Steuersatz und Steuerbetrag, dazu der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.

 Darf ich eine Rechnung per WhatsApp verschicken? Technisch ja, gegenüber Privatkunden ist das zulässig. Als Unternehmer musst du die Rechnung aber trotzdem acht Jahre unverändert aufbewahren können. Ein Chatverlauf reicht dafür nicht.

 Was mache ich, wenn ich eine Rechnung falsch geschrieben habe? Du stornierst sie mit einer Stornorechnung und stellst eine neue aus. Nicht überschreiben, nicht löschen.

Wie viele Rechnungsnummern brauche ich? Eine fortlaufende Reihe reicht. Wichtig ist nur, dass jede Nummer genau einmal vorkommt.

Rechnungen, die aus deinem Kalender entstehen

Der häufigste Grund für fehlerhafte Rechnungen ist nicht fehlendes Wissen, sondern fehlende Organisation.

In CourtPlan wird abgerechnet, was tatsächlich stattgefunden hat: Du schließt einen Termin ab, danach wird die Leistung abrechenbar. Ob pro Termin, nach Anwesenheit, monatlich pauschal oder als Paket, entscheidest du pro Leistung. Zusatzleistungen wie eine Schlägerbespannung erscheinen als eigener Posten, die Rechnungsnummern laufen automatisch fortlaufend und Stornorechnungen erstellst du direkt in der App. Rechnungen verschickst du aus CourtPlan an deine Kunden und siehst auf einen Blick, wer schon bezahlt hat und wer nicht. Belege und die Einnahmenüberschussrechnung exportierst du mit einem Klick für den Steuerberater.

Du kannst CourtPlan 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten zu hinterlegen. Wenn du lieber erst sprechen willst, buch dir einen kostenlosen Beratungstermin.

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Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung. Rechtsstand: Juli 2026. Für deine individuelle Situation wende dich bitte an deinen Steuerberater.